El encargado de ser la voz de una organización frente a los medios de comunicación tiene una labor delicada, ya que tiene la obligación de transmitir información, la cual se espera que sea valiosa, oportuna y que cree un vínculo oportuno con el periodismo.
Previo que inicien con sus actividades, los voceros son sometidos a una etapa de entrenamiento, donde se le darán las herramientas que utilizarán en el momento que se dirijan a sus audiencias.
El entrenamiento a un vocero va más allá de enseñar tácticas para hablar frente a una audiencia.
Es un proceso que puede resultar bastante complejo y que tiene como fin primordial, preparar a los speakers para tener un contacto efectivo con los stakeholders (clientes), prensa, empleados, comunidad y la manera en que puedan transmitir los mensajes enfocados en su compañía.
Claves en el entrenamiento a los voceros
Algo que se vuelve determinante en el entrenamiento a los voceros, es que no solo se debe abordar qué decir. Se tienen que establecer las metas y objetivos que se quieren alcanzar, sean a nivel personal o de la compañía.
Para ello se deben responder a las preguntas del público objetivo y conseguir que el impacto se vea reflejado dentro de la organización.
Y en esa etapa es donde las instituciones no ven cuantificable la inversión en un vocero, ya que sin objetivos bien definidos sobre lo que se quiere comunicar, la posibilidad de cometer fallas en el momento de comunicar los mensajes es bastante alta.
Metas básicas a considerar antes del entrenamiento a los voceros
- Los mensajes deben de ser claros, consistentes y concisos: Es importante dar a conocer la historia de su marca. Eso da consistencia y personalidad, además de crear posicionamiento entre las audiencias.
- Construir la reputación: Cuando existe una relación afectiva con las audiencias, esto permite que la institución tenga una buena reputación personal, corporativa y de marca y eso ayudará a ganar nuevos clientes.
- Crear empatía: Siempre será importante que la audiencia se sienta a gusto y en confianza de nuevamente buscar a la marca y eso se ganará buscando tener una participación afectiva en todo momento.
- Conocer los temas sensibles: El vocero de una institución deberá de estar enterado de las situaciones de vulnerabilidad externas y/o internas, que si son de dominio público pueden repercutir en la imagen.
- Dar respuesta a las preguntas basándose en las políticas de comunicación corporativa: Es fundamental que se conozcan los lineamientos establecidos por cada organización y en los cuales se deben basar las respuestas que se les dé a las audiencias.
Cuando una empresa desea dar a conocer un determinado mensaje a su audiencia, no es suficiente una idea clara y directa. También se debe seleccionar al vocero adecuado, ya sea interna o externamente y transmitirle qué es lo que se quiere difundir.
Fuentes consultadas:
- Sinergia Iberonet: https://bit.ly/3vOKnjX
- Alto Nivel: https://bit.ly/38znf11
