En la nota Ceremonial y Protocolo ¿Qué es y para qué sirve?, se explicó la importancia de estos términos, pues se encargan de establecer los principios protocolares y los procedimientos que sean necesarios para tener una planificación, organización e implementación efectiva de cualquier acto institucional o ceremonia que se lleve a cabo en la empresa u organización.
Es importante conocer las reglas básicas del protocolo ya que estas normas son clave para lograr que un evento se realice con éxito y con toda formalidad, elevando la imagen de la empresa o institución que lo organiza.
Estas son las reglas básicas del protocolo que deben considerarse para planificar con éxito un evento:
- Lugar y hora: hay que tomar en cuenta que los eventos en exteriores se consideran más informales, mientras que los eventos en salones, centros de congresos u otros, el protocolo toma más relevancia. En cuanto al horario, la puntualidad en el inicio y término de la ceremonia, así como seguir el programa establecido, son puntos de vital importancia, especialmente si se contará con autoridades de gobierno u organismos diplomáticos.
- Invitados: se debe establecer claramente el tipo de evento y el público que asistirá al mismo. La invitación debe reflejar la formalidad y relevancia de la actividad. De esta manera, se debe considerar que en eventos pequeños donde el número de gente es inferior a 20, las invitaciones se pueden hacer vía telefónica, con una semana de anticipación. En los eventos en los que se exceda de dicha cantidad, éstas deberán ser impresas y enviadas con al menos dos semanas de anticipación.
- Programa: antes de que llegue el día del evento se debe elaborar un programa con todos los puntos que conformarán el acto. Este programa debe incluir el orden en el que se dictarán los discursos así como el tiempo de intervención que cada persona tendrá para dicho espacio. Es importante que se cumplan los horarios y para evitar conflictos, se recomienda que todos tengan la misma cantidad de tiempo durante su intervención.
- Infraestructura: al momento de planear el evento se debe realizar un inventario de todos los elementos importantes que se necesitan para llevarlo a cabo. No tener planificados estos detalles puede ser un problema cuando llegue el gran día, además se considera una falta de respeto para los asistentes. Lo que no se puede olvidar es: el sistema de audio y video, tarimas, decoración, folletos y material informativo, probar las presentaciones y practicar los discursos. Todo debe quedar listo días antes del acto.
Una adecuada planificación se reflejará en los resultados del evento, cumpliendo con los objetivos para los cuales se realiza. Tome en consideración que los imprevistos siempre pueden ocurrir, pero el éxito del evento dependerá de la medida en que todo esté coordinado con antelación.
Para la organización de un evento, el anfitrión juega un papel fundamental pues es la persona o institución responsable de la actividad y será el centro de atención, procurando que todo esté en orden y que los asistentes disfruten del momento. Como norma básica del protocolo, el anfitrión tiene que dar la bienvenida a todos sus invitados y será quien los despida al terminar el acto.
A continuación, presentamos algunos aspectos fundamentales que debe tener en consideración todo buen anfitrión:
- Alimentación: cuando el evento incluya una comida, estas también se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes. La distribución de las mesas se puede hacer de dos maneras:
- Método inglés: en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa.
- Método francés: el anfitrión se sienta en el centro de la mesa y el resto de invitados se distribuirán en función de su rango o cargo.
- Recepción de los invitados: los invitados deben estar convocados media hora o una hora antes del comienzo del acto. Este tiempo debe ser aprovechado para darles la bienvenida, dirigirlos hacia su sitio asignado y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento.
- Conclusión del acto: con el final del evento no se termina todo, pues existe una serie de normas básicas de conducta posteriores:
- Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.
- Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes, invitándoles a participar en próximos eventos.
- Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.
Fuente: AR – Reglas básicas de protocolo a seguir en un evento / UP Relaciones Públicas.
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