La tecnología nos permite hoy mantener reuniones con distintas personas simultáneamente desde distintos lugares del mundo. A raíz de la pandemia ocasionada por Covid-19, la videollamada se convirtió en un recurso indispensable en la comunicación y una herramienta básica en el teletrabajo, que es la modalidad que se utiliza actualmente en la mayoría de empresas. En Guatemala, alrededor del 70% de empresas tuvieron que adoptar el Home Office debido a esta situación.
La plataforma de videollamadas Zoom ha tenido durante la pandemia un incremento exponencial que ha sobrepasado la capacidad de crecimiento que tenía proyectada para este año. Debido al incremento que este recurso ha tenido tanto a nivel social como laboral y empresarial, al igual que esta plataforma, existen otras que prestan el servicio de videollamada, como Google Meet, WhatsApp, Microsoft Teams, las salas de Facebook, entre otras.
Lorena Bin, directora de iLifebelt y Neuromarketing.la, indica que Zoom se disparó en un 1,900%, pasando de 10 millones de consumidores en diciembre 2019 a más de 200 millones en marzo 2020.
En los aspectos de comunicación que favorecen las videollamadas, para que estas sean efectivas debes tomar en cuenta estos aspectos para tener una buena conexión a distancia y que los resultados sean óptimos.
- Concerta con anticipación la llamada: es de buena educación coordinarla y enviar el enlace de conexión previamente, ideal un día antes. Ten en cuenta la diferencia horaria entre países. Una vez concertada la llamada, procura estar conectado unos minutos antes y comprobar que todo funciona.
- Cuida tu imagen personal: procura que tu imagen sea coherente con la imagen que quieres transmitir. Si se trata de una reunión de negocios, aunque estés en casa, tu apariencia y vestimenta deben ser de acuerdo a tu puesto. Recuerda que representas a una empresa.
- Imagen del entorno: elige bien el sitio en donde tendrás la videollamada. Debe ser libre de ruidos o interrupciones, evita que se vean otras personas en el espacio, que crucen por detrás o que se oigan otras conversaciones. El entorno es un aspecto que debe cuidarse y debe proyectar una imagen de orden, organización y pulcritud.
- Encuadre: procura que el ángulo de la cámara sea adecuado para que la imagen sea correcta. Evita ponerte a contraluz o que tus movimientos te hagan desaparecer de la pantalla. Asegúrate que tu interlocutor te vea del pecho hacia arriba, sin cortarte la cabeza por la frente.
- Lenguaje: en cuanto al lenguaje corporal mantén contacto visual y saluda con una sonrisa. Evita expresiones que puedan malinterpretarse. En el lenguaje verbal articula claramente, despacio y suficientemente alto pues las conexiones no siempre son perfectas.
- Si se trata de una entrevista con medios de comunicación, toma la videoconferencia desde tu computadora. Si lo haces por celular corres el riesgo de que alguien te llame en ese momento e interrumpa la conexión.
- Apaga los teléfonos para que no suenen ni te distraigan mientras estás en conexión.
- No comas ni bebas mientras dure la conexión. Además de afectar tu imagen y forma de hablar, no puedes ofrecer a tu interlocutor un café como si estuviera en tu oficina.
- Lo cortés es tener el vídeo encendido y que todos los interlocutores estén en las mismas condiciones.
- Si la videollamada se corta y no se puede restablecer la comunicación, lo correcto es terminar la conversación, al menos para despedirse y agradecer el contacto, por otro medio: correo electrónico, WhatsApp o teléfono.
La comunicación a distancia a través de la videollamada está sujeta a las mismas pautas de conducta que una reunión presencial y tiene que adaptarse a las circunstancias y al tipo de relación que se establece con los interlocutores.
Fuentes: Manual de la comunicación personal de éxito, Teresa Baró; Estudio La Comunicación Intergeneracional en época de Covid-19, UP Relaciones Públicas.
No se olvide de crear sistemas de comunicación efectivos en las organizaciones
