Estos dos términos son importantes ya que ambos establecen un orden que facilita las relaciones para cada persona. Además, se encargan de establecer los principios protocolares y los procedimientos que sean necesarios para tener una planificación, organización e implementación efectiva de cualquier acto institucional o ceremonia que se lleve a cabo en la empresa u organización.
Antes de ampliar más el tema, hay que conocer el significado de cada término.
Según la Real Academia Española (RAE), ceremonial es una “serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne, perteneciente o relativo al uso de la ceremonia”. Además, la Asociación de Profesionales del Ceremonial de la República Argentina, lo definen como “una disciplina técnica cuyo objeto es la correcta y armónica disposición de elementos, personas y actos que conforman una manifestación pública de carácter oficial”.
En tanto al protocolo, la RAE lo define como “las normas y reglas de carácter jurídico de las que se nutre el ceremonial, establecidas por decreto o costumbre”. Es importante mencionar que su función principal es guiar determinadas acciones para evitar malos entendidos, incidentes no deseados y así facilitar el respeto, integración y comunicación entre las personas que participan en cualquier acto.
Luego de estas definiciones, se puede decir que el protocolo se refiere a las normas en tanto que el ceremonial a las formas a seguir en cualquier evento, bien sea institucional, público u oficial.
¿Para qué sirve?
En cualquier tipo de organización se debe contar con un área encargada en ceremonial y protocolo y si no se tiene, una agencia de Relaciones Públicas será la solución para esas actividades de suma importancia, en las que no se deben olvidar estas reglas.
En todas las empresas se realizan eventos que son de gran importancia, pero si no se aplican las reglas y formas de estos términos, puede llegar a ser un mal evento en donde los invitados no se sientan a gusto y la organización sea criticada y quede en una mala posición.
Como en cualquier actividad, la idea es que todo salga bien y las personas puedan sentirse cómodas e interactuar como se debe, para esto es que sirve el ceremonial y protocolo. Estos no crean jerarquías u honores, simplemente brindan un orden para que la comunicación y relación con los demás sea más fácil.
El encargado de tener presente estas normas tiene una gran responsabilidad, ya que debe estar en constante contacto con el director o responsable de la empresa para tener siempre al día estas reglas. Su objetivo es asesorar, acordar y desarrollar las acciones que requiere el proceso organizativo.
Estas personas también tienen que mantener todo en orden, las precedencias y todos aquellos procedimientos protocolares de la institución. También se encargan de la recepción, el registro y de responder a todas las invitaciones que reciban los directivos de la empresa o las máximas autoridades de la institución. Es importante supervisar y verificar que estas reglas, normas y disposiciones se apliquen correctamente durante el acto y que los actores principales estén enterados de las mismas para saberlas aplicar.
Fuentes: Protocolog.org Definiciones: ceremonial y protocolo / RAE / UP Relaciones Públicas
El poder de las Relaciones Públicas
